Investment „Zeit“ entscheidet über unseren Erfolg und Misserfolg

„Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.“ Napoleon Bonaparte

Unsere Zeit ist begrenzt. Sie ist kostbar und unwiederbringlich. Gehen wir sinnvoll und effektiv mit ihr um oder verschwenderisch und wieviel von diesem wertvollen Gut wird uns täglich geklaut?  

Das Thema „Zeitmanagement“ ist eines, was uns durch unser ganzes Leben begleitet, sowohl beruflich als auch privat. Es liegt in unserer Hand und an unseren Fähigkeiten was wir aus der uns zur Verfügung stehenden Zeit machen und wie zufrieden wir mit unserem Resultat sind. Temperamente, Bedürfnisse und Ziele sind unterschiedlich. Die Einen empfinden sich als dynamisch und aktiv, wenn sie durch den Tag hetzen, die Anderen benötigen ungestörtes Arbeiten, möglichst wenig Druck und Präzision in ihrem Tun, um zufrieden und ausgeglichen zu sein. Die Außenwahrnehmung fällt dabei sehr unterschiedlich aus.

Durch den Arbeitsalltag zu hetzen gilt manchen als Zeichen von Wichtigkeit, soll das Gefühl gefragt und geschätzt zu sein vermitteln und auf einen hohen Status im Unternehmen hindeuten, was wiederum Kompetenz vermitteln soll. Je länger die Tage, je mehr Meetings plus Abendveranstaltungen, desto bedeutender ist die Person und ihr tägliches Tun. Dieses Bild ist überholt, ganz besonders bei den jungen Generationen.

Bei genauerer Betrachtung werfen sich Fragen auf, wie: Müssen solche Tage wirklich so verlaufen? Sind wir Herr unserer eigenen Planung oder eher fremdgesteuert? Sind wir Opfer oder Gestalter und welche Gefahr laufen wir, über kurz oder lang auszubrennen und nicht mehr leistungsfähig zu sein, wenn ein vernünftiges Zeitmanagement fehlt? Es gibt nicht umsonst etliche Seminare und viele Coaching-Tools, um zu einer effektiveren Handhabung zu kommen und nicht von unserer Zeitplanung aufgefressen zu werden. Stattdessen gilt es Freiräume für Kreativität, Flexibilität und Regeneration einzuräumen.  

Unser Zeitmanagement können wir also theoretisch im Griff haben. Hinzu gesellen sich „Zeitdiebe“, wie Napoleon es so schön benennt. Diese treten sowohl unerwartet und spontan auf als auch terminlich vereinbart. Die spontanen GesprächspartnerInnen gehören also in einem gewissen Maße in unser Zeitmanagement integriert, um Flexibilität für Unvorhergesehenes zu gewährleisten. Dies sind nicht zwangsläufig Diebe, wenn sie ein gutes Gespür für den Zeitpunkt und die Dauer des Gesprächs haben.

Die „Diebe“ sind diejenigen Zeitgenoss:innen, die kein Gespür, keine Antennen, keine Achtsamkeit und Höflichkeit für ihren „Zeitdiebstahl“ haben. Sie ergehen sich ausführlich in ihren Fragen, Anmerkungen und Ausführungen, ventilieren laut ihre nicht zu Ende gedachten Gedanken, suchen gemeinsam nach dem eigenen Ziel und haben offenbar alle Zeit der Welt. Kein kleines oder größeres Signal hält sie davon ab, in aller Ruhe ihre Gedanken darzulegen. Als Zuhörerin beschleicht mich manches Mal die Frage, ob es eigentlich wirklich um einen Austausch, die Klärung einer Frage geht oder eher darum, Themen los zu werden, sich selbst zuzuhören und seine Theorien anderen zu Gehör zu bringen. Nur durch ein abruptes Unterbrechen lässt sich der Redeschwall verkürzen und der Zeitdiebstahl beenden. Ärgerlich und unangenehm ist, dass Zuhörende zu diesen unhöflichen Mitteln zu greifen gezwungen werden . Damit nicht genug, das Missfallen über die Unterbrechung wird oftmals offen übermittelt und ist ein deutliches Zeichen dafür ist, dass keine Antennen ausgefahren und kein Gespür für die Situation entwickelt wurde. Die Unterbrechung durch den/die Zuhörer:in sollte natürlich in der bestmöglichen und freundlichsten Form geschehen. Eine Entschuldigung und ein vorgeschobener Vorwand, warum man das Gespräch nun abbrechen muss, ist als „Notlüge“ durchaus legitim.

Wie funktioniert erfolgreiches Zeitmanagement?

Erfolgreiches Zeitmanagement beschreibt einen sinnvollen Umgang mit und eine effektive Verplanung der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Dabei kommen die eigene Persönlichkeit, unsere Antreiber, persönliche Ziele, Selbstmotivation und Selbstorganisation mit ins Spiel. Es gilt, sowohl uns selbst als auch das Team, unsere Chefs, unser berufliches und privates Umfeld zu managen.  Zeitmanagement bedeutet, eine Balance zu finden zwischen Bewältigung von Aufgaben, dem eigenen Anspruch gerecht zu werden und freie Zeiträume für Regeneration einzurichten. Wichtig ist, den Arbeitsalltag zu strukturieren, Tätigkeiten zu priorisieren, dabei flexibel zu bleiben, um auf Unvorhergesehenes, auf eigene Bedürfnisse und anderer gelassen reagieren zu können. Es bedeutet vor allem auch, delegieren zu können und eine Kommunikationskultur im Team zu vereinbaren, die Entlastung schafft.  Ein gutes Zeitmanagement ist eine individuelle Herausforderung, die zum persönlichen Erfolg führt. Ein schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, Hektik, Spannung bis hin zu Krisen. Schlecht verwaltete Zeit führt also zu Misserfolg. Nicht zuletzt ist Zeit eine Ressource, die im Gegensatz zu vielen anderen nicht aufgehoben oder angespart werden kann. Ist der Tag unter den Händen zerronnen, ist er unwiederbringbar.

Damit Zeitmanagement gut funktioniert sollte der Tag idealerweise in Phasen eingeteilt werden, dazu gehören:

-       Anstrengung

-       Ungestörtheit ohne Ablenkung

-       Selbstmotivation

-       Entspannung

Kann Zeit gestohlen werden? Sind wir nicht Herr unserer selbst?

Wir sind nur bedingt Herr unserer selbst, denn verschiedene Einflüsse und Rituale hindern uns daran, unsere Zeit ganz nach unseren Wünschen zu nutzen.

Höflichkeit und Respekt spielen eine große Rolle. Höfliche Menschen vermeiden es, anderen ins Wort zu fallen und ihren Redefluss zu unterbrechen. Somit sind wir hier den Zeitdieben ein Stückchen weit ausgeliefert.

In unserem bisherigen Verständnis von Zusammenarbeit respektieren wir Hierarchien. Spricht also ein:e Ranghöhere:r, gebietet es ebenfalls die Höflichkeit, bis zum Ende zuzuhören, unabhängig dessen, ob der Inhalt gehaltvoll ist oder nicht. Da die jungen Generationen auf eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe und im Duz-Modus Wert legen und dies als selbstverständlich erachten, nimmt die Höflichkeit an diesem Punkt vermutlich mehr und mehr ab und verliert sich.  

Institutionen, bzw. Abhängigkeiten stehlen uns Zeit. Denken wir an Behörden-, oder Arztgänge, wissen wir, dass wir Wartezeit einzuplanen haben. Diese wird uns ganz ungefragt und in aller Selbstverständlichkeit aufgebürdet. Wir müssen uns fügen, möchten wir an unser Ziel kommen.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, dass wir durchaus nicht alleiniger Herr über unsere Zeit sind. Das führt zu dem Schluss, dass wir besser „gestohlene“ Zeit in solchen Fällen als gegeben hinnehmen und sie gleich mit einplanen sollten, was ein gutes Zeitmanagement ausmacht. Es garantiert Gelassenheit und Stressfreiheit.

Höflichkeit und Umgang mit Zeitdieben

Höflich ist, wer sich vor einem Gespräch, einem Meeting, einer Diskussion Gedanken darüber macht, was er/sie zu welchem Thema zu sagen hat, mit welcher Zielgruppe er/sie es zu tun hat und was das Ziel, die Quintessenz sein soll. Dazu gehört sich über den Redestrang bewusst zu sein, verständliche Formulierung zu wählen, sich möglichst kurz zu halten, mindestens jedoch so, dass die Zuhörer interessiert bleiben. Dann macht Zuhören Spaß. Eine gute Argumentationskette nimmt die Zuhörer mit, beschreibende Bilder und Analogien sind hilfreich für das Verständnis und ein Fazit, ggf. mit Aussicht auf sinnvolles Handeln helfen bei der Entscheidungsfindung. Es sollte also ein Bogen gespannt werden, der nachvollziehbar ist und nicht durch Schleifen und Einschübe ins Nirvana führt. So setzt man Zeit sinnvoll und effektiv ein und so wird sie dem Redner gern geschenkt.

Die Zeitschenker

Höflich ist, wer geduldig zuhört und dem Gesprächsstrang des/der Redner:in folgt. Wird ständig unterbrochen, ist dies nicht nur unhöflich, der/die Redner:in verliert unter Umständen den roten Faden und das eigentliche Ziel aus den Augen. Das Vorhaben kurz, knapp und verständlich zu sein, wird torpediert. Fällt es dem/der Redner:in schwer sich zu fokussieren, können gezielte Zwischenfragen und eine Zusammenfassung zur Absicherung des Verständnisses und zur Klärung, an welchem Punkt man sich gerade befindet, hilfreich sein. Dies wirkt unterstützend für das gegenseitige Verständnis und hilft einem:r ausschweifende:n Redner:in zurück zu seinem/ihrem roten Faden.  

Höflich ist vor allem, als Zuhörer konzentriert bei der Sache zu sein, ohne vom Handy, E-Mails, Telefonaten und anderen Ablenkungen gestört zu werden. Tut man dies nicht, ist es ein Signal des Desinteresses, der Respektlosigkeit und der Geringschätzung an dem/r GesprächspartnerIn oder Vortragende/n. Die Augenhöhe wird verlassen, woraus eine Abwertung des/der GesprächspartneIn entsteht.

Die Zeitdiebe

Menschen, die keinerlei Signale wahrnehmen oder sie ignorieren, die nur auf sich, ihre Rede und ihr Anliegen fokussiert sind, stehlen die Zeit anderer, sind egoistisch und unhöflich.

Gern werden z.B. längere Autofahrten genutzt, um Gespräche zu erledigen und sich dabei die Zeit zu vertreiben. Dem ist grundsätzlich nichts entgegenzusetzen, sofern der/die Fahrende sicherstellt, dass er/sie gelegen kommt. Aus der Perspektive des/der Autofahrer:in wird die eigene Zeit effektiv genutzt und man hat endlich die Muße, Dinge zu erledigen und in Ruhe zu telefonieren. Bedauerlicherweise geht es dem:r Telefonpartner:in nicht zwangsläufig genauso. Zu beobachten ist, dass auf die ungleiche Situation kein Gedanke verschwendet wird. Während der/die FahrerIn mit seiner/ihrer Zeit im Büro geizig umgeht, hat er/sie im Auto die Ruhe weg und verliert manches Mal vollständig das Zeitgefühl, es sei denn, das Ziel naht. Dann kann es sein, dass das Gespräch abrupt beendet wird, ungeachtet dessen, dass der/die Zuhörer:in geduldig die eigene Zeit geschenkt hat, möglicherweise mitten in Gedanken zum Thema vertieft ist und selbst noch Bedarf an einem Redeanteil hat.

Auch hier gebietet die Höflichkeit, stets wachsam auf akustische Signale und Ansagen zu hören, die dem:r Zuhörer:in bedeuten, dass man sich wieder anderen Aufgaben zuzuwenden hat.

Der/die AutofahrerIn liegt in seinem/ihren Zeitmanagement, der/die GesprächspartnerIn wird in seinem/ihrem unterbrochen und einfach vereinnahmt.

Fazit:

Schnell vergessen wir, dass nicht nur unsere eigene Zeit kostbar ist. Um wertschätzend, respektvoll und höflich miteinander umzugehen ist es unabdingbar, ein Gespür für Signale zu entwickeln und ein wachsames Ohr zu haben. Zudem hilft eine klare, freundliche Kommunikation, um den gemeinsamen Zeitrahmen und die aktuellen Möglichkeiten abzustecken. Geben und Nehmen ist das grundsätzliche Prinzip.

Unser Erfolg hängt also ganz wesentlich davon ab, wie wir unsere Zeit investieren, mit ihr umgehen und auf welche Weise wir kommunizieren. Misserfolg und gesundheitliche Schäden entstehen folglich auch durch Missmanagement unserer Zeit.

Zeit ist eine Art Währung, mit der wir alles bezahlen. Sie ist weit wertvoller, als jedes andere Zahlungsmittel und vor allem unauffüllbar und unwiderbringlich verbraucht.

Müssen Sie wirklich durch die Woche hetzen? Sind Sie Herr Ihrer eigenen Planung oder eher fremdgesteuert? Sind Sie Opfer oder Gestalter und welche Gefahr laufen Sie, über kurz oder lang auszubrennen wenn ein vernünftiges Zeitmanagement fehlt?

Wenn Sie dazu Klarheit haben und Abhilfe schaffen wollen, dann greifen Sie jetzt zum Hörer oder schreiben mir eine E-Mail, damit wir kurzfristig ein erstes, unverbindliches Kennenlerngespräch vereinbaren können.

Schieben Sie Ihr Anliegen nicht länger auf, sondern packen Sie es an und verschaffen Sie sich Luft und Freiräume. Gemeinsam bekommen wir die Sache effektiv in den Griff.